Adjoint(e) administratif(ve)


WSP est l'une des plus importantes firmes de services professionnels à travers le monde. Nous sommes plus de 48 000 experts qui travaillons chaque jour à restaurer l'environnement naturel et à transformer l'environnement bâti.
Au Canada uniquement, nous sommes plus de 8 000 personnes impliquées dans tous les domaines; de l'assainissement de l'environnement à la planification urbaine, de l'ingénierie de bâtiments emblématiques à la réalisation de réseaux de transport durables. Nous trouvons de nouvelles façons d'extraire des ressources essentielles et développons des sources d'énergie renouvelables pour l'avenir.
Nous sommes reconnus pour l'excellence dont nous faisons preuve dans notre environnement professionnel et pour la qualité supérieure de notre travail. Nous sommes l'un des meilleurs employeurs dans le palmarès de Forbes au Canada , l'une des 100 meilleures entreprises au monde en développement durable (au sein des 10 meilleures au Canada). Nous avons mérité une reconnaissance Platinum Élite grâce à notre participation à plus de la moitié des 100 meilleurs projets en infrastructure au Canada .
Chez WSP , nous sommes des gens fiers, professionnels et passionnés. Joignez notre équipe.
LAVAL
WSP est présentement à la recherche d'un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour joindre notre département d'efficacité énergétique et développement durable situé à notre bureau de Laval.
Sous la supervision du directeur de l'efficacité énergétique et développement durable du Québec, la personne aura comme mandat principal d'offrir un support administratif à l'équipe des ventes. Cette personne se distingue par son excellente maîtrise du français, sa polyvalence et sa grande flexibilité. Elle devra mettre à profit ses compétences afin d'effectuer les tâches qui lui seront confiées telles que :
RESPONSABILITÉS
  • Organiser le secrétariat, planifier et effectuer le travail demandé par le directeur du département et le responsable des ventes;
  • Contrôler la qualité linguistique et stylistique des documents produits ainsi que leur mise en page;
  • Coordonner la récupération, la vérification et la préparation des documents d'appel d'offres;
  • Procéder à l'analyse des critères techniques des appels d'offres, compiler les exigences à respecter et faire un résumé au responsable des ventes;
  • Planifier le montage du contenu de l'offre de service avec le responsable des ventes;
  • Recueillir et synthétiser l'information recherchée afin de répondre aux exigences du donneur d'ouvrage;
  • En collaboration avec le responsable des ventes, rédiger certains textes et sections de documents pour les offres de services;
  • Procéder à la recherche de fiches de projets pertinentes à l'offre de service en cours et rédiger les fiches de projet au besoin avec le responsable des ventes;
  • Prendre connaissance des addendas, en faire part au responsable des ventes et corriger la proposition au besoin;
  • Faire une relecture complète de l'offre de service ayant un œil critique sur le contenu;
  • Assurer la rédaction et/ou la révision des curriculums vitae et des fiches de projets;
  • Assurer le classement de tous les documents (manuel et électronique) et appliquer la procédure d'archivage;
  • Procéder à l'ouverture des fiches de projets et d'offres de service;
  • Travailler conjointement avec les intervenants de la comptabilité à la conciliation et la vérification des bons de commande et factures associés aux différents projets;
  • Procéder à l'analyse post-mortem de l'offre de service et faire le suivi pour la fermeture du dossier;
  • Rédiger tout autre type de documents de présentation au client ou de publicité pouvant servir au développement des affaires;
  • Produire divers documents (lettres, tableaux de suivi, etc.);
  • Offre un soutien administratif aux divers responsables des services du département;
  • Effectuer les photocopies et l'assemblage des divers documents pour envoi (copie de documents, offres de services);
  • Planifier et coordonner les envois par messagerie rapide et par la poste (envoi de colis, envoi de lettres, etc.);
  • Effectuer toutes autres tâches connexes jugées pertinentes dans le cadre du poste.

QUALIFICATIONS
  • Diplôme d'études professionnelles en secrétariat, en bureautique ou en administration générale ou toutes autres formations jugées équivalentes;
  • 2 ans et plus d'expérience pertinente à titre d'ajointe administrative ou de rédactrice;
  • Maîtrise parfaitement le français autant à l'oral qu'à l'écrit, compréhension écrite de l'anglais (un atout);
  • Excellente maîtrise des principaux utilitaires en bureautique (Word, Excel, PowerPoint, Outlook);
  • Très bon sens de l'organisation et de l'initiative, souci du détail;
  • Capacité à travailler en équipe;
  • Excellente capacité de communication (courriel, lettre et appel téléphonique);
  • Capacité de rédiger des textes;
  • Habileté à rédiger dans un langage clair et structuré;
  • Esprit d'analyse et de synthèse, capacité d'écoute, de tolérance aux imprévus, et ce, dans les délais serrés;
  • Être reconnu pour ses qualités organisationnelles, bonne gestion des priorités et de la pression.

Les offres d'emploi pour des postes impliquant des travaux sur le terrain et assujettis en matière de sécurité sont conditionnelles à ce que les candidats soient en mesure d'effectuer des tâches physiques clés du travail tel que décrit dans l'offre d'emploi et lors de l'entrevue. Cela peut inclure la capacité de travailler dans une variété de conditions environnementales, telles que les régions éloignées ou isolées, travailler seul, et dans des cas de mauvais temps (dans des limites søres et raisonnables).
WSP accueille et encourage les personnes à mobilité réduite. Les accommodements sont disponibles sur demande pour les candidats qui participent à tous les aspects du processus de sélection.
WSP souscrit au principe de l'équité en matière d'emploi. Seules les candidatures retenues seront contactées.
WSP Canada Inc.
Laval, QC
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